Je práca na diaľku našou budúcnosťou?

Keď som sa v roku 2003 pripravoval na semestrálne testy na chate, skúšal som viesť svoju vtedajšiu firmu na diaľku. Sedel som na Liptove pri peci s GPRS pripojením, posielal maily s inštrukciami zamestnancom, ponuky zákazníkom, vystavoval faktúry a komplikovane platil účty cez archaický internet banking. Bolo to všetko zničujúco pomalé. A zároveň oslobodzujúce.

Dokázal som robiť na diaľku z miesta, ktoré som si zvolil a kde som sa cítil dobre. Technológie potrebné k reálnemu fungovaniu na diaľku v tom čase ešte neexistovali alebo boli doslovne v plienkach. Aj napriek tomu, toto bol môj prvý úspešný experiment s “remote work”.

Od toho momentu som vedel, že v budúcnosti chcem pracovať iba takto.

Na ten čas som si musel však počkať ďalších 8 rokov.

Práca na diaľku štartuje

Keď začiatkom osemdesiatych rokov IBM začalo zavádzať pre stovky svojich zamestnancov systémy, ktoré im umožňovali pracovať z domu, stali sa tak priekopníkmi tohto ešte takmer nepoznaného pracovného štýlu. Existovali obchodní zástupcovia či novinári pracujúci v teréne, no to bolo asi všetko. Zvyšok sveta pracoval z firemných priestorov.

Osobné počítače ako ich poznáme dnes sa práve rodili, mobilné telefóny sa nosili v kufríkoch a internet bol len teoretickým konceptom budúcnosti. No IBM pochopilo už vtedy, kadiaľ povedie cesta v budúcnosti.

Praca na dialku - historia

V roku 2009 už 40% všetkých ich zamestnancov pracovalo na diaľku. Pri veľkosti IBM to znamenalo viac ako 150 000 ľudí po celom svete. Stali sa tak vzorovým príkladom pre všetkých nasledovníkov.

Nová technologická revolúcia

Napriek tomu, že v dejepise sa o tejto zmene asi nikdy nebude učiť, posledná dekáda sa stala novou technologickou revolúciou. Priniesla technológie, ktoré zmenili svet v ktorom žijeme takým spôsobom, že sme to ani nestíhali vnímať.

Nástup rýchleho internetu. Dostupné mobilné technológie. Cloudové služby… a k nim ako bonus aj vznik lacnej leteckej dopravy.

Priestor neohraničených možností, dovtedy vyhradený len malej skupine vyvolených, bol odrazu dostupný takmer každému.

Benefity novej generácie

Pokiaľ v deväťdesiatych rokoch minulého storočia boli nadštandardnými benefitmi pre zamestnancov firemné autá, mobilné telefóny či rozľahlé kancelárie, s novými možnosťami sa naše predstavy o živote postupne začali meniť.

Novým benefitom sa stáva možnosť lepšieho vyváženia pracovného a súkromného života.

Ak všetky novovzniknuté možnosti technologického pokroku majú dávať zmysel, musí byť na ne aj čas. V opačnom prípade je to len lákavá fatamorgána.

A tak sa začiatkom milénia hra o lepšie benefity v zamestnaní presúva do inej roviny. Hmotné statky nahrádza flexibilná pracovná doba. No a tá so sebou privádza ešte atraktívnejšiu kamarátku. Prácu na diaľku.

Čo to znamená pracovať na diaľku

Práca na diaľku je práca, ktorú dokážeme vykonávať v rovnakej kvalite a čase z iného miesta ako je sídlo firmy.

Praca na dialku - kdekolvek

Môže to byť z domu, z hotela, coworkingového miesta, kafetérky alebo aj pláže. Na mieste nezáleží, pokiaľ máme k dispozícii všetky potrebné prostriedky.

Základné prostriedky k práci na diaľku

Prvým predpokladom práce na diaľku vždy bola možnosť efektívnej výmeny informácií v reálnom čase. Klasická pošta či fax dokázali spojiť aj najvzdialenejšie konce sveta, no rýchlosť takéhoto spojenia nebola ani zďaleka blízka reálnemu času, definovaného interakciou medzi ľuďmi sediacimi tvárou v tvár.

Ani v prvých rokoch technologického rozmachu rozšírený dial-up, ISDN či mobilný GPRS nedokázali výmenu informácií zabezpečiť v dostatočnej efektivite.

Až rozmach rýchleho internetu, dnes dostupného väčšine civilizovaného sveta, a s ním paralelne idúci vývoj služieb a technológií ako Salesforce, Dropbox, VoIP, Webex, Bitbucket či Amazon AWS všetko zmenil.

Stačilo už len pribaliť laptop a mobilný telefón a kanceláriou sa odrazu stalo akékoľvek miesto s dostupným pripojením a pokrytím.

Firmy mohli odrazu nielen komunikovať v reálnom čase, ale tiež presúvať množstvo dovtedy neprenosných a lokálnych služieb mimo ich sídla. Do cloudu.

Prostriedky boli teda vyriešené. Ako sa ukázalo časom, najväčším kameňom úrazu sa opäť stali pri pokroku ľudia.

Manažment stoličiek

Pokiaľ pracovná náplň väčšiny ľudí ešte aj koncom minulého tisícročia bola definovaná miestom, časom a prostriedkami na danom mieste, nová technologická revolúcia zmenila aj to.

No nezmenila myslenie ľudí.

Aj keď ľudia k výkonu práce nepotrebujú fyzický kontakt s kolegami a ani len fyzickú prítomnosť vo firme, majitelia firiem a manažment to až príliš často nechcú chápať.

“Ako zistíme, že človek ktorého nevidíme pracuje?”

“Ako to budú vnímať ostatní?”

“Kto sa postará o bezpečnosť našich dát?”

A mnohé iné otázky sú jednoznačným dôkazom toho, že takýto systém z ich pohľadu nemôže fungovať.

Majitelia a manažéri stále cítia, že len osobným dohľadom a stálou kontrolou si dokážu udržať chod vecí pod kontrolou.

Ako sa môžme presvedčiť z množstva experimentov v reálnom živote, nič nemôže byť ďalej od pravdy ako toto tvrdenie.

Výberový proces a osobná zodpovednosť

Pokiaľ vychádzame z premisy, že ľudia bez sústavného dohľadu nie sú dostatočne pracovití, vybrali sme si zlých ľudí.

Všetko začína pri výberovom procese.

Praca na dialku - vyberovy proces

Prvým predpokladom pri výbere nových pracovníkov by mala byť dôvera. Ak neveríme cudziemu človeku, ktorý s nami chce rozprávať na ulici, nepozveme ho domov. Prečo by sme teda takého mali príjmať do zamestnania?

Druhým je nastavenie osobnej zodpovednosti. Nie hmotnej, ako mávajú pracovníci v sklade, ale takej, ktorá požaduje od človeka určité výsledky. A zároveň dáva jasný návod ako sa k takým výsledkom má dostať a ako budú hodnotené.

To ale musí platiť rovnako pre všetkých. Ako pre tých sediacich hneď vedľa šéfa, tak aj tých sediacich či ležiacich stovky kilometrov ďaleko.

Vzdialenosť nesmie byť dôvodom rozdielnej efektívnosti a zodpovednosti nikoho z nás.

Najrozšírenejšie mýty spojené s prácou na diaľku

Všetko nové je spojené so strachom. Strachom zo zmeny. A strach dokáže počúvať a považovať za pravdivé rôzne správy. Ktoré sú to tie najrozšírenejšie pri pracovníkoch na diaľku?

  1. Nedostatočná produktivita – ak veríme človeku, dobre definujeme výsledky, ktoré od neho očakávame a poskytneme mu jasný návod ako sa k nim dopracovať. Produktivita nie je problémom. Priam naopak. O tom bude reč ešte trochu neskôr.
  2. Bezpečnosť firemných informácií – každá firma pracuje s externými subjektami: účtovníci, daňoví poradcovia, právnici, IT konzultanti. Ak veríme externým ľuďom, ktorí sa dostanú do kontaktu s našimi dôvernými informáciami, nemáme dôvod neveriť interným zamestnancom. Ak teda platí, že sme si vyberali hneď na začiatku správnych ľudí.
  3. Komunikácia nefunguje – ak akúkoľvek komunikáciu porovnávame s osobným rozhovorom, nájdeme vždy rozdiely. Cez video telefonáty, online chaty či klasické telefonovanie však vieme zabezpečiť porovnateľnú kvalitu ako pri osobnej komunikácii. Možno nie “hi-fi” no rozhodne ani nie “lo-fi”.
  4. Sila tímovej práce – často podsúvaným negatívom je strata možnosti tímového premýšľania a plánovania. Pravda je však taká, že mítingy a tímové stretnutia dokážu generovať len isté množstvo ideí. Ak by boli tak neprekonateľne efektívne, sedíme na mítingoch od rána do večera. Len kto by potom všetky tie “neskutočné úžasné nápady” realizoval?
  5. Narušenie firemnej kultúry – pokiaľ je firemná kultúra definovaná fyzickou prítomnosťou, niečo je definitívne nesprávne. Kultúra je spôsob, ako ľudia pristupujú k práci, k sebe navzájom, k zákazníkom, k partnerom. Je to spôsob správania jednotlivcov, ktorý definuje firmu ako celok. Ak je tento spôsob viazaný len na miesto, ide skôr o výkon trestu s definovaným správaním ako pracovnú pozíciu.
  6. Niekto musí dvíhať telefóny – technologické zmeny nám možno ako prvú vec umožnili jednoduché presmerovávanie liniek bez ohľadu na to, kde sa nachádzame. Ľudia môžu volať podporu na bratislavské telefónne číslo a odpovedať im môže kľudne aj osoba v Prahe. A v Audiolibrixe kľudne aj vo Veľkej Británii.
  7. Závisť zvyšku firmy – strach z toho, že by práca na diaľku jedného človeka spustila lavínu ďalších je neopodstatnená. Ak by aj áno, čo je zlé na tom, pokiaľ produktívni a dôveryhodní ľudia chcú pracovať ešte efektívnejšie? Realita je však taká, že len zriedka chceme všetci to isté.

Samozrejme, mýtov existuje ďaleko viac a ich zoznam rastie s časom. Zmena vždy vyvoláva odpor, nech je akokoľvek pozitívna.

Praca na dialku - vlastny priestor

Najväčšie benefity spojené s prácou na diaľku

Na rozdiel od mýtov, len zriedka sa rozpráva o benefitoch práce na diaľku. O tých, plynúcich pre zamestnanca možno niekedy neskôr. Spomeňme si tie najvýraznejšie pre zamestnávateľa:

  1. Lepšia koncentrácia na prácu – pracovník, ktorý si môže vybrať podmienky na prácu podľa vlastných preferencií, vybrať si kedy a čím bude rušený, získava lepšiu koncentráciu na prácu už po pár dňoch. Jeden kľúč nepasuje do všetkých zámkov. Prečo by jedno prostredie malo rovnako dobre fungovať pre každého?
  2. Zvýšená lojálnosť voči firme – ak dostáva pracovník priestor na flexibilitu, nezávislosť a voľnosť v podobe práce na diaľku, jeho motivácia k zmene už nebude nikdy úplne podmienená len väčším platom či lepším menom firmy. Voľnosť získaná prácou z domu má ďaleko silnejší vplyv ako síce lepšie platená práca no striktne viazaná priestorom a časom.
  3. Menšie čerpanie nemocenských – človek, ktorý sa cíti choro a dochádzajúci do práce, alebo rodič bojujúci s chorobou dieťaťa sú častým absenčným javom mnohých zamestnancov. V prípade práce z domu je toto čerpanie zriedkavé a skôr výnimočné. Ak to nie je choroba, ktorá človeka doslovne skolí, nie je problém pracovať aj počas nej. A väčšine to inak ani nedá.
  4. Znížené náklady na prevádzku – podľa prieskumov v USA, jedno ušetrené pracovné miesto prináša firme úsporu až 6 000 USD ročne. Ak aj znížime cenu do našich reálií, stále sa jedná o zopár tisícov EUR. Prenájom priestorov, vybavenie kancelárie, spotreba energií, občerstvenie, podporné pracovné pozície, parkovacie miesta atď. Každý zamestnanec v kancelárii stojí ďalšie peniaze navyše k jeho výplate. A niekedy táto suma nie je vôbec zanedbateľná.
  5. Zvýšenie efektivity – pokiaľ sa ľudia vedia rozhodnúť kedy a ako budú komunikovať s okolím, stávajú sa efektívnejšími. Podľa prieskumu spraveného na Kalifornskej univerzite, prerušenie sústredenia čo i len na zopár sekúnd spôsobí zníženú produktivitu a “zotavovanie” v dĺžke až 23 minút. Vyhnúť sa takýmto vyrušeniam v kancelárii je takmer nemožné.
  6. Zrušenie monopolu lokálnych miest – výber zamestnancov je úzko spojený s danou lokalitou. Na otvorené pozície sa hlásia ľudia z okolia, alebo tí odvážnejší, ktorým nevadí sťahovanie či dlhé dochádzanie. Vzdialenosť je však stále limitujúcim faktorom. Pri práci na diaľku sa monopol danej lokality stráca. Ak práca pre danú pozíciu môže byť vykonávaná na diaľku, je jedno či človek sedí 3, 30 či 3000 km ďaleko. Výber nového pracovníka nemá žiadne priestorové obmedzenia a tak si zamestnávateľ môže vyberať z omnoho širšej ponuky.
  7. Nezávislejší a schopnejší zamestnanci – v kancelárii je bežným javom, že aj najmenšie problémy musí riešiť niekto iný. Nefunguje tlačiareň? Ľudia budú kľudne čakať hodinu pokiaľ ju niekto príde pozrieť. Ak podobná situácia nastane doma, riešia ju sami. Možno nie najefektívnejšie hneď na začiatku, no časom sa stávajú schopnejšími a nezávislejšími.

Podobne ako pri mýtoch, aj s benefitmi by sme mohli ísť donekonečna. Na pointe by to však zmenilo len málo.

Osobná skúsenosť s prácou na diaľku

Keď som si v roku 2011 vybral audioknihy ako svoju budúcnosť, viedlo ma k tomu viacero podmienok. Miloval som audioknihy, chcel som naštartovať niečo, čo na našom trhu ešte nebolo a zároveň robiť to, čo ma nebude pripútavať k jednému miestu. Vedel som, že technológia už dozrela a nebolo s čím váhať. Digitálne audioknihy splnili všetky moje podmienky.

V tom čase som mal s prácou na diaľku už prvé mesiace skúsenosti. Pracoval som pre americkú firmu s pobočkou v Anglicku, kde som aj žil. Nechodil som však do firemných kancelárií, ale pracoval z domu. Vedel som, že tento model funguje a keď budeme rásť, bude to obrovská výhoda. K tomu o trochu neskôr.

Začíname

Pri zrode Audiolibrixu sme boli traja. Michal pracoval vo Viedni a žil v Bratislave, druhý Michal v Bratislave s plánmi presťahovať sa mimo a ja pri Oxforde.

Technológie v porovnaní s rokom 2003 už boli úplne inde a my sme ani na sekundu nepremýšľali o niečom inom ako práci na diaľku.

Praca na dialku - home office

Každý sme mali doma rýchle pripojenie k internetu, na mítingy sme používali Zoom (program podobný ako Skype), chatovali sme cez GTalk, dokumenty držali na GDrive a telefóny mali presmerované podľa potreby na niektorého z nás. Nič nám nestálo v efektívnej práci už od prvého dňa.

Rozrastáme sa

Keď sme v roku 2014 cítili urgentnú potrebu najať ďalšiu posilu do tímu, vedeli sme, čo chceme.

Niekoho, kto nepotrebuje chodiť do kancelárie, aby sa mal s kým dlhé hodiny rozprávať, je produktívny aj keď mu nikto nestojí za chrbtom a miluje čítanie. Ostatné bolo len vecou zaškolenia a nastavenia podmienok.

Náš inzerát ponúkajúci prácu na diaľku bol aj napriek tak pokročilej dobe však úplný unikát.

Ľudia nám písali a nechápali, čo myslíme.

Pre mnohých sme boli ďalším “scamom”. Firmou ponúkajúcou nejaký zlý odvar multi-level marketingovej práce ako ponúkal Amway a podobný. Trh stále nebol na takýto spôsob fungovania pripravený.

Trvalo nám hodných pár mesiacov, pokiaľ sa nám podarilo niekoho nájsť. A vôbec nie hocikoho! Bola to Petra.

Už zo sprievodného listu sme cítili, že bude iná. Po prvom video rozhovore s ňou, sme to vedeli s Michalom na isto (aj keď Martin stále trval na osobnom stretnutí). Nebolo to jej pripravenou prezentáciou či nápadmi do budúcnosti. Cítili sme, že zapadne, naučí sa a môžme jej veriť od prvého dňa.

Krátko na to sa k nám pridala aj Mirka. V počiatkoch fungovala len brigádnicky, neskôr naplno.

Ako ilustrátorka má v porovnaní s nami ostatnými úplne iné preferencie. Pracuje poobede, kreslí v noci, cez deň dobieha život a je spokojná. No a my tiež.

Rok po Mirke sa k nám pridal Jakub. Presťahoval sa práve ďalej od Brna a denné cestovanie pri rodine s deťmi nebolo pre neho schodné. U nás nemusel nič riešiť. Od prvého dňa mohol fungovať, akoby mal kanceláriu kúsok od svojej postele. A vlastne aj mal.

Každý z nás pracuje na inom mieste, iným štýlom s rôznym časovým rozvrhom a predsa stále fungujeme ako tím. Kde je vôľa, tam je cesta.

Záver: nový trend na obzore

V roku 2023 bude viac ako 60% všetkých pracujúcich vykonávať svoju prácu na diaľku. Že to neznie reálne?

Stačí si pozrieť výsledky prieskumu agentúry Gallup z roku 2015.

Viac ako 25% všetkých pracujúcich v USA vykonáva svoju prácu na diaľku už teraz, viac ako 34% má s týmto štýlom reálne skúsenosti. Vo Veľkej Británii už viac ako 14%. V oboch prípadoch je to geometrický nárast zaznamenaný za poslednú dekádu.

K zastaveniu to rozhodne nesmeruje.

Ak práci na diaľku pred rokmi bránila hlavne technológia, neskôr to boli a vlastne stále sú už len ľudia. A tí tiež časom pochopia. Alebo budú nahradení novou generáciou, ktorá už bude vedieť. Vtedy sa pohnú ľady ako pri globálnom otepľovaní.

My v Audiolibrixe sme na to pripravení. Ako ste na tom vy? Aká je vaša skúsenosť? Plány do budúcnosti? Máte na vec úplne iný názor? Budeme sa tešiť každému názoru, ktorý nám napíšete.